Pohjolan Matka 7. marraskuu 2019

Ryhmämatkojen suunnittelu kannattaa

Onnistunut, ainutlaatuinen ja iloa tuova – siinä tavoitteita jokaiselle Pohjolan Matkan toteuttamalle ryhmämatkalle. Hyvä matkakokemus rakentuu monesta osasta eikä vähiten suunnitelmallisuudesta. Nyt puhutaan ryhmämatkojen vuosisuunnittelusta!

Puolivuosisuunnitelma on monelle ryhmälle tuttu, mutta Pohjolan Matkan ryhmämyyntipäällikkö Liisa Kovanen kannustaa ryhmiä vuosisuunnitteluun erityisesti kolmesta syystä: hinta, laatu ja helppous.
– Mitä aiemmin esimerkiksi hotelli- ja lentovarauksiin päästään käsiksi, sitä varmemmin saadaan ryhmälle se parhaiten sopiva vaihtoehto ja päästään hyödyntämään Pohjolan Matkan sopimushintojen kiintiöitä. Suosituimpien hotellien varauskalenterit täyttyvät jo varhaisessa vaiheessa, joten myöhäisemmissä hotellivarauksissa joudutaan todennäköisemmin tekemään kompromisseja hinnan tai sijainnin suhteen.
– Matkakokemuksen kannalta on ihan eri asia, onko hotelli aivan ydinkeskustassa nähtävyyksien äärellä vai parin kilometrin kävelymatkan päässä, Kovanen lisää.
Pohjolan Matkan kautta tehtävien ryhmämatkojen kirjo on monipuolinen: muun muassa yhden tai useamman päivän kotimaan matkoja, kylpylämatkoja, risteilymatkoja, kierto-, kulttuuri-, urheilu-, ja teemamatkoja bussilla tai lentäen sekä Venäjän matkoja bussilla tai junalla. Ahkerimmin reissaavat yhdistykset tekevät Kovasen mukaan jopa 12–15 matkaa vuodessa, keskiarvo yhdistyksillä on noin 5 matkaa vuodessa.
– Kun matkojen järjestelyt keskitetään meille ja teemme yhdessä vuosisuunnitelman, tiedämme ryhmän tarpeet ja osaamme ehdottaa heidän budjetilleen ja toiveilleen sopivia matkoja sekä antaa uusia ideoita.

Suunnitelmallisuus lisää matkojen toteutumista

Ala-Keiteleen Sydänyhdistyksessä on luotettu vuosisuunnitteluun koko 2010-luvun ajan. Vuosittain noin 10 matkaa tekevän yhdistyksen puheenjohtaja Martti Sormunen kertoo vuosisuunnittelun helpottavan hänen työtään merkittävästi.

– Kun tulevat matkat on laitettu hyvissä ajoin hintatietoineen jäsenille nähtäväksi, vuosi on helppo elää suunnitelmaa seuraten eikä matkanjärjestelyistä aiheudu turhaa stressiä.
Sormunen kertoo aloittavansa vuosisuunnitteluprosessin keräämällä jäsenistöltä syksyn aikana matkatoiveita tulevalle vuodelle. Toiverunko lähtee Pohjolan Matkan yhteyshenkilö Liisa Kovaselle, joka tekee tiimeineen ehdotuksen matkoista ja niiden sisällöistä. Kommenttikierroksen jälkeen matkat otetaan ohjelmaan ja Pohjolan Matka pääsee aloittamaan ennakkovarausten teon. Jäsenistölle vuosisuunnitelma lähtee aina loppuvuodesta jäsenkirjeenä.
– Tämä toimintamalli on meidän kohdallamme pelannut todella hyvin. Tänä vuonna nautimme muun muassa kesäkuussa Ahvenanmaan pohjoisesta saaristoreitistä, heinäkuussa Pyynikin kesäteatterin Nuotin vierestä -komediasta ja elokuussa jo perinteeksi muodostuneesta matkasta Kyyjärven Het-teatteriin. Syyskuussa on vuorossa kylpyläviikko Pärnussa, Sormunen listaa. Sekä Kovanen että Sormunen sanovat kentältä tulleen palautteen olevan vuosisuunnittelun osalta hyvin myönteistä.
– Kun markkinointiaika on pidempi, matka toteutuu varmemmin. Jäsenet taas voivat merkitä itselleen sopivat matkat jo hyvissä ajoin kalenteriin. Tieto pian koittavasta matkasta pitää mielen virkeänä, Kovanen toteaa.
– Jokin indikaattori vuosisuunnittelun toimivuudesta meidän kohdallamme lienee myös yhdistyksen jäsenmäärän kasvu viimeisten vuosien aikana, Sormunen mainitsee.

Järjestötyötä jo yli 50 vuoden kokemuksella tekevä puheenjohtaja kiittelee Pohjolan Matkan ryhmämyyjien ammattitaitoa. Hän muistaa hyvin ajan, jolloin räätälöi itse matkat ryhmille aina ohjelmasuunnittelusta kuljettajan ja ruokapaikkojen valintaan.
– Se oli valtava homma ja vastuu. Iso huoli on nyt pois harteiltani, kun mukana on vastuullinen matkanjärjestäjä, Pohjolan Matka.

 

Ala-Keiteleen Sydänyhdistyksen vuosisuunnitelman runko 2019
(Mukaan on merkitty Pohjolan Matkan kanssa toteutetut matkat)

  • Tammikuu: Ostos- ja tanssireissu Kuopioon 1 pv
  • Helmikuu: Kylpyläloma Imatran Kylpylässä 9 pv
  • Toukokuu: Ulkoilu- ja virkistyspäivä leirikeskuksessa 1 pv
  • Kesäkuu: Ahvenanmaalle pohjoinen saaristoreitti 4 pv
  • Heinäkuu: Kesäteatterimatka Tampereen Pyynikille 1 pv
  • Elokuu: Teatterimatka Kyyjärvelle 1 pv, Ulkoilu- ja virkistyspäivä 1 pv
  • Syyskuu: Kylpylämatka Pärnuun 7 pv
  • Marraskuu: Pikkujoulut Kartanon Kievarilla 1 pv

 

Teksti: Riikka Haaksiala/Matkalle! 2/2019